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ペーパレス化と効率化

ウーマン

ネット上で承認できる

会社で仕事のやり取りをするとき、いろいろな段階を踏む必要があります。口頭でやり取りするときもあれば、書類を作成しないといけないときもあります。それぞれの会社や組織でルールが決められているので、それに基づいて行う必要があります。書類のやり取りが必要な時、まず書類を紙で作成しないといけません。印刷にしても手書きにしても時間がかかります。その後承認者に提出をして承認印などを受けます。これにも一定の時間がかかります。ワークフローシステムは、業務上の承認作業を電子化してくれる仕組みです。ワークフロー専用のフォームで申請用の内容を作成し、それを申請者にネットワークを通じて送ります。送られた側はワークフローシステムを通じて申請内容を受けて内容を確認します。問題が無ければ承認をして申請者に伝えたりさらに上の承認に回したりします。ワークフローシステムでは紙を一切使いません。電子化されているので、ペーパレス化を進めることができます。紙で行っていたとき、どうしても業務の滞りが起こりやすくなっていました。承認を行う人は大量の承認資料をチェックする必要があり、優先順位などを決めるのに時間がかかったりしていました。システムを利用すると、どんな申請が来ているかが分かるので、優先順位が高いものから順に承認が行えます。ネットワークにつながっていればどこからでも承認ができるので、必ずしも社内にいる時しか承認できないわけではありません。これにより承認効率が上がります。

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